DOC // AIQ-EC-001REV / A

●SOLUÇÃOFOLHA 11 / CONTRATOS

§ Solução · Operações & cobrança

Sua carteira de contratos como um painel acionável/

"O que fazer hoje, quando e com quem — sem planilha paralela, sem lembretes manuais, sem reuniões de revisão."

Para consultorias e empresas de staff augmentation que faturam por trimestre através de portais como o SAP Fieldglass. Transforme sua carteira de contratos ativos em uma lista priorizada de ações operacionais, com responsável e próximo passo bem definidos.

Contratos esquecidos

Nenhum contrato perde a janela de teste de serviço por descuido humano. O alerta aparece quando é preciso agir, não depois.

4-8 h

Semanais recuperadas

O que hoje leva revisar planilhas, calcular trimestres e montar listas de pendências cai a zero. A visão operacional se monta sozinha.

20 → 500

Contratos em paralelo

O mesmo cenário atende uma carteira pequena ou grande. A estrutura escala sem reescrever nada.

§01 · O problema

Não é vender — é fazer com que nada quebre

Se você vende horas, dias ou consultores e cobra por projeto trimestral através de um portal, o problema não é vender. É fazer com que nada quebre entre a assinatura do contrato e o dinheiro cair na conta.

Ponto de ruptura	Hoje (manual)	Com automação
Testes de serviço	Vencem sem que ninguém os aprove	Alerta ALTA na janela de ±15 dias
Faturamento SAP	SAP não libera e ninguém reclama	Reclamação formal disparada automaticamente
Cobrança do cliente	Inadimplência detectada tarde	Executivo de conta avisado no mesmo dia
Plano de parcelas	Parcelas geradas manualmente, com erros	Plano completo em minutos por contrato
Visibilidade	Cada um tem sua própria planilha paralela	Uma lista priorizada compartilhada

§02 · Para quem se aplica

Quatro tipos de equipe

Consultorias e serviços profissionais

Que faturam por trimestre ou projeto através de portais como SAP Fieldglass, SAP Ariba ou outros sistemas de procurement corporativo.

Staff augmentation & body shop

Com 10 a 200+ contratos ativos simultaneamente, onde cada contrato tem seu próprio ciclo de parcelas e validações.

PMOs e áreas de Operações

Que hoje mantêm o controle em uma planilha mestre e dedicam horas semanais a revisar o que vence, o que falta faturar, que reclamação é preciso fazer.

Equipes comerciais recorrentes

Onde o front-office (executivos de conta) precisa saber qual ação tomar sem pedir relatórios constantes ao financeiro.

Se o seu negócio depende de um portal externo onde você carrega contratos e testes de serviço, e o dinheiro chega quando tudo está aprovado e faturado corretamente — isso é para você.

§03 · O que automatiza

Três mecanismos, uma visão operacional

MECANISMO 01

Janela de teste de serviço trimestral

Todo contrato ativo precisa que um teste de serviço seja aprovado dentro de uma janela de ±15 dias ao redor do fechamento do trimestre. Se isso é perdido, o faturamento trava.

O cenário calcula quantos dias faltam para o fechamento e, quando um contrato entra na janela crítica, gera um alerta ALTA para o executivo responsável.

Você deixa de descobrir o problema quando já é tarde. O alerta aparece exatamente quando é preciso agir.

MECANISMO 02

Geração automática do plano de parcelas

Cada contrato novo precisa de um plano de faturamento trimestral: quantas parcelas, em que datas, por qual valor. A primeira parcela é rateada de acordo com os dias transcorridos do trimestre, as seguintes são trimestres completos sobre a tarifa diária líquida.

O cenário detecta os contratos sem plano, calcula a tarifa, gera uma linha por parcela e marca o contrato como processado.

Um contrato novo fica com todo o seu plano carregado em minutos. Sem erros de cálculo, sem parcelas esquecidas.

MECANISMO 03

Monitoramento do status no SAP e ações diferenciadas

O cenário cruza cada contrato com seu status atual no SAP e aplica regras para decidir qual ação corresponde. Quatro rotas independentes de acordo com onde a cobrança ficou travada, cada uma com seu próprio responsável e prioridade.

Você deixa de ter uma caixa de entrada caótica. Cada problema de cobrança tem um responsável e uma próxima ação clara.

Mecanismo 03 · Rotas de monitoramento SAP

Status detectado	Ação gerada	Responsável
SAP não faturou / não liberou comissão	ALTA Abrir reclamação formal no portal	PMO / Operações
Cliente com inadimplência ou pagamento incompleto	ALTA Contato direto do executivo de conta	Comercial
Documentação pendente (PO, NC)	MÉDIA Validar documento interno	Operações
Moeda contratual ≠ moeda da nota fiscal	MÉDIA Encaminhar para a equipe interna (BRL / AWP)	Equipe interna

§04 · Como funciona

O stack técnico

A solução é implementada sobre o seu stack atual. Sem migração, sem software novo. Toda a lógica de cálculo vive no cenário — a planilha fica limpa, sem fórmulas que quebrem.

Google Sheets	Banco de dados central multi-planilha: `DB_CONTRATOS_HEADER`, `DB_PLAN_FACTURACION`, `DB_FACTURAS_SAP`, `VISTA_OPERATIVA`
Make.com	Orquestrador. Um cenário único com roteador de múltiplas rotas independentes — uma por mecanismo, sub-rotas por tipo de problema.
Lógica de cálculo	Variáveis calculadas dinamicamente: tarifa diária líquida, fim do trimestre vigente, dias até o fechamento, dias transcorridos do primeiro trimestre. Sem fórmulas na planilha.
Iterador de parcelas	Gerador automático que cria N linhas de plano por contrato, rateando a primeira parcela e marcando-o como processado ao finalizar.
SAP Fieldglass	O portal onde é carregado o status das notas fiscais. A sincronização com a planilha `DB_FACTURAS_SAP` pode ser manual, semi ou totalmente automatizada, conforme o caso.
Execução	Manual (um clique ao fechar o trimestre ou carregar contratos novos) ou programada (todos os dias às 8h para manter a visão atualizada de forma contínua).

Make.com Google Sheets SAP Fieldglass Roteador multi-rota Iterador de parcelas Sem migração Sem software novo

§05 · Benefícios concretos

O que muda para a sua equipe

TEMPO

4-8 horas semanais → 0

Revisar planilhas, calcular trimestres e montar listas de pendências deixa de existir como tarefa. A visão operacional se atualiza sozinha.

COBRANÇA

Reclamações no momento exato

As reclamações ao SAP e aos clientes são disparadas quando corresponde, não vários dias depois. Cada dia de atraso é dinheiro travado.

VISIBILIDADE

Uma lista, todos os níveis

Sócios, gerentes e executivos veem a mesma lista priorizada com o que precisa ser feito hoje. Zero ambiguidade sobre quem faz o quê.

CONTINUIDADE

Zero mudança de stack

Você continua usando Google Sheets e SAP Fieldglass como até agora. Não é preciso migrar nada nem treinar a equipe em software novo.

ESCALA

Funciona igual com 20 ou 500

O mesmo cenário atende uma carteira pequena ou grande. A estrutura se adapta sem reescrever nada.

RASTREABILIDADE

Histórico auditável

Cada alerta fica registrado com data, contrato, problema e ação. Útil para auditoria e para analisar padrões (quantos contratos travam no SAP por mês?).

§06 · Implementação

Três passos, duas semanas

Diagnóstico

~ 1 hora

Revisamos a sua carteira atual, os status de faturamento que você utiliza e definimos as regras de cada alerta. Resultado: um mapa claro do que automatizar.

Configuração

3 a 7 dias

Adaptamos as planilhas, as variáveis de cálculo e os critérios de roteamento ao seu modelo de negócio e ao seu portal de faturamento.

Testes & handoff

~ 2 dias

Rodamos testes com contratos reais, validamos os cálculos contra os seus números e deixamos o sistema funcionando, documentado e pronto para a sua equipe operar.

§07 · Requisitos

O que você precisa ter antes

§ REQUISITOS BASE● MÍNIMOS

→ Conta do Google com a planilha de contratos estruturada (ou disposição para montá-la conosco no onboarding).
→ Uma conta do Make.com (o Plano Core é suficiente para começar, dependendo do volume de contratos).
→ Acesso ao portal onde é carregado o status das notas fiscais (SAP Fieldglass ou outro) — a atualização da planilha DB_FACTURAS_SAP pode ser manual, semi ou totalmente automatizada, conforme o caso.
→ Definição clara dos status de faturamento que você quer monitorar e qual ação corresponde a cada um.

Se você ainda não tem a planilha mestre estruturada ou quer incluir a sincronização automática com o SAP, montamos isso como parte do onboarding.

§08 · Próximo passo● ACTION

Você controla os contratos manualmente em uma planilha?

Agende uma chamada e mostramos o sistema rodando com um caso real de carteira de contratos. A primeira conversa é para entender o seu portal, os seus status de faturamento e as suas regras — e enviar uma proposta concreta.

Agende uma chamada → Peça um orçamento