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DOC // AIQ-RRHH-001REV / A
SOLUÇÃOFOLHA 09 / RH
§ Solução · Recursos Humanos

Automação de RH/

"Sem papelada, sem planilhas perdidas, sem correr atrás de e-mail."

Sua área de RH gasta horas por semana em tarefas que não agregam valor. Automatizamos o ciclo de vida completo de um colaborador — da admissão ao desligamento, com todos os processos do meio — para que sua equipe foque nas pessoas, não na administração.

§01 · O problema

Horas perdidas toda semana


Montar pastas de prontuários, reenviar formulários, registrar licenças na mão, lembrar de parabenizar quem faz aniversário. Nenhuma dessas tarefas exige o critério de um profissional de RH — mas consomem o tempo dele do mesmo jeito.

Um sistema integrado, 1 único fluxo.

Admissão, licenças, aprovações, fechamento mensal, comunicações — tudo coordenado sem intervenção manual.

§02 · A solução

O que o sistema faz


Automatizamos o ciclo de vida completo de um colaborador, com inteligência incorporada em cada etapa.

01
Prontuários no Drive
Ao admitir um colaborador, o sistema cria automaticamente sua pasta com a estrutura correta: documentação pessoal, admissão, ocorrências, questões legais e desligamento. Nome conforme a convenção interna (matrícula + sobrenome + CPF).
02
Admissões automáticas
Você carrega os dados em uma planilha Excel. O sistema gera os diretórios, registra a admissão nas Ocorrências, atualiza a Folha e envia ao colaborador todos os formulários necessários por e-mail.
03
Licenças não planejadas
O colaborador avisa por Gmail ou Telegram. O Gemini lê a mensagem, identifica o colaborador, extrai a informação e registra a licença, notificando o RH e o responsável pela área. Sem intervenção manual.
04
Licenças planejadas
O colaborador envia o formulário por e-mail. A IA extrai os dados, valida a folha e gera a solicitação. O responsável aprova com um clique — o sistema registra, gera o documento oficial e o envia.
05
Adiantamentos salariais
O mesmo circuito de aprovação vale para adiantamentos: solicitação por e-mail, validação de limites, escalonamento ao responsável. Uma vez aprovado, tudo fica registrado e documentado automaticamente.
06
Fechamento mensal
No fim do mês, o sistema roda sozinho. Consolida admissões, desligamentos, licenças, adiantamentos e ocorrências, salva o arquivo mensal no Drive e deixa o sistema limpo para o mês seguinte.
07
Banco de horas
O sistema calcula automaticamente as horas extras a partir do registro de ponto. O gestor recebe uma notificação e aprova com um clique. O saldo se atualiza sozinho, com controle de limites legais e conformidade com o Art. 197 bis — Lei 27.802.
08
Salário-família
O colaborador envia a documentação por e-mail. O sistema valida os dados, gera os formulários exigidos pelo órgão previdenciário e os arquiva no prontuário digital. Sem lançamento manual pelo RH.
09
Alertas de vencimento
Seguro de acidentes, seguro de vida, atestado de saúde ocupacional, carteira de habilitação, certificações sindicais. O sistema alerta automaticamente o RH e o responsável pela área com a antecedência configurada — sem que ninguém precise se lembrar.
10
Retenções na fonte
Cálculo mensal do imposto de renda com todas as deduções: dependentes, aluguel, juros de financiamento imobiliário, plano de saúde. Tabelas atualizáveis em Sheets quando o órgão fiscal publica novas escalas.
11
Análise de absenteísmo
O Gemini detecta padrões automaticamente: absenteísmo recorrente em dias específicos, concentração de licenças por área, correlação entre tipo de ausência e setor. O RH recebe alertas antes que o padrão vire um problema.
§03 · Métricas

O que muda em números


Processo
Tempo manual
Com automação
Admissão de colaborador
45–90 min
< 2 min
Licença não planejada
10–15 min
Imediato
Circuito de aprovação
1–2 dias (e-mails de ida e volta)
1 clique
Fechamento mensal
2–4 horas
Automático
Arquivamento de documentos
5–10 min por documento
Imediato
Registro de banco de horas
Planilha manual, sujeita a erros
Automático via Telegram
Acordo Art. 197 bis
Word manual + assinatura em papel
Gerado automaticamente
§04 · Funcionalidades adicionais

O detalhe que faz a diferença


Arquivamento automático de documentação
Você define uma caixa genérica (rrhh_docs@sua-empresa.com). Qualquer colaborador envia documentos com assunto estruturado e o sistema os salva no prontuário Drive correto, com confirmação por e-mail.
E-mail de boas-vindas
Quando uma nova admissão é registrada, o colaborador recebe automaticamente o e-mail de boas-vindas com todos os formulários e arquivos necessários para começar.
Aniversários e lembretes
O sistema verifica diariamente quem faz aniversário e envia a mensagem. Também gerencia lembretes de vencimento do período de experiência, fim de licenças prolongadas e retornos.
Leitura inteligente de e-mails
O Google Gemini lê mensagens em texto livre e as interpreta corretamente — sem formulários rígidos. O colaborador avisa como faria naturalmente; a IA extrai o que precisa.

O que a implementação inclui?

  • Estrutura de pastas no Drive (diretórios raiz e prontuários individuais)
  • Cenários Make configurados e validados (gestão de RH + banco de horas)
  • Modelos de formulários: condições de admissão, dados pessoais, declaração de residência, declaração de confidencialidade, regulamento interno, férias, adiantamentos e mais
  • Arquivos Excel de gestão pré-configurados: Folha, Ocorrências, Admissões de prontuários, Banco de Horas
  • Modelo do acordo Art. 197 bis pronto para usar
  • Guias de configuração passo a passo para cada cenário
  • Capacitação da equipe de RH para operar a solução
§05 · Lei 27.802

Banco de horas — conformidade desde o primeiro dia


A Lei de Modernização Trabalhista (sancionada em fevereiro de 2026) habilita formalmente o banco de horas e exige um método fidedigno de controle. Nossa solução cumpre os três requisitos do Art. 197 bis de forma automática — sem configuração adicional e sem lançamento manual pelo RH.

Cálculo e aprovação automática
O sistema calcula as horas extras a partir do registro de ponto. O gestor recebe uma notificação com o detalhamento e aprova com um clique. O saldo se atualiza automaticamente — sem lançamento manual, sem erros.
Acordo automático
Ao habilitar o banco de horas para um colaborador, o sistema gera o acordo escrito a partir de um modelo do Google Docs, envia por e-mail e registra a aceitação. Conformidade documental automática.
Controle de limites legais
O sistema verifica a cada registro que não se ultrapasse o máximo semanal legal nem o saldo negativo permitido. O RH recebe alerta automático antes que um problema se configure.
Requisito Art. 197 bis
Sem automação
Com nossa solução
Acordo escrito e voluntário
Word manual + assinatura em papel
Gerado automaticamente ✓
Método fidedigno de controle
Planilha Excel, sem rastreabilidade
Registro com data, hora e matrícula ✓
Saldo visível para o colaborador
Consulta manual ao RH
Resposta imediata via Telegram ✓
Histórico arquivado por 10 anos
Depende de alguém salvar
Automático no Drive ✓
§06 · Contexto competitivo

O que o SAP HCM não resolve na Argentina


O SAP HCM é o padrão enterprise. Também é caro, rígido e lento para se adaptar à realidade trabalhista argentina. Esta solução foi construída especificamente para o que o SAP não faz bem.

Canais reais de comunicação
O SAP vive em portais de autoatendimento e e-mails corporativos. Na Argentina, a maioria dos avisos de ausência chega por Telegram ou WhatsApp. Nossa solução recebe e processa essas mensagens com IA — o colaborador avisa como faria naturalmente, sem aprender nenhum portal nem instalar nenhum app.
Convenções Coletivas de Trabalho (CCT)
A Argentina tem mais de 1.500 CCTs ativas, cada uma com suas próprias regras de licenças especiais, horas extras, adicionais e tabelas salariais. Parametrizar uma CCT no SAP exige consultoria certificada e semanas de trabalho. Em nossa solução, as regras de cada CCT são modeladas na lógica dos cenários e nos prompts de IA — adaptáveis em horas quando a convenção muda.
Banco de horas — Lei 27.802
O SAP pode parametrizá-lo, mas só através do módulo de Time Management, com custo de implementação separado e integração complexa com o módulo de folha de pagamento. Nossa solução já inclui isso de base, com circuito completo: registro via Telegram, cálculo de saldo, controle de limites e geração automática do acordo do Art. 197 bis.
Retenções na fonte — SIRADIG
O cálculo mensal do imposto de renda para colaboradores CLT inclui deduções por dependentes, aluguel, juros de financiamento imobiliário e plano de saúde. No SAP, cada atualização do órgão fiscal exige um consultor para reparametrizar. Nossa solução usa tabelas no Google Sheets que a própria equipe de RH pode atualizar em minutos, sem dependência externa.
Salário-família — SUAF
O circuito de declaração de filhos, mudanças de estado civil e ocorrências de gravidez junto ao órgão previdenciário no SAP é manual ou exige módulos adicionais caros. Nossa solução automatiza o recebimento de documentação, a validação de dados e a geração dos formulários exigidos pelo órgão, com tudo arquivado no prontuário digital do colaborador.
Alertas de vencimento documental
Vencimento de seguro de acidentes, seguro de vida obrigatório, atestado de saúde ocupacional, carteira de habilitação para motoristas, certificações sindicais. No SAP exige configuração cara e manutenção constante. Com nossa solução é um cenário Make configurável em um dia: alerta automático ao RH e ao responsável pela área com a antecedência adequada.
Controle de acesso cruzado com a folha
Os sistemas de controle de acesso argentinos (ZKTeco, Anviz, Hikvision) exportam CSV ou têm APIs. Nossa solução cruza automaticamente os dados de presença real com a folha e as licenças declaradas — detectando inconsistências que o SAP não vê sem middleware especializado e caro.
Análise de padrões de absenteísmo com IA
O SAP reporta o que aconteceu. Nossa solução antecipa o que vai acontecer. O Gemini detecta automaticamente: colaboradores com absenteísmo recorrente em dias específicos, concentração de licenças por área, correlação entre tipo de ausência e setor. O RH recebe alertas antes que o padrão vire um problema.
 
SAP HCM
Esta solução
Implementação
USD 50.000 – 300.000
A partir de USD 3.000
Entrada em operação
6 – 18 meses
2 – 6 semanas
Mudanças normativas
Consultor certificado + semanas
Dias
Manutenção anual
Licenças + suporte SAP
Google Workspace que você já tem
Curva de aprendizado
Alta — capacitação extensa
Baixa — Gmail e Telegram

O sweet spot

  • Empresas de 50 a 500 colaboradores que superaram a planilha de Excel mas não conseguem justificar o SAP
  • Equipes de RH que operam sobre Google Workspace e querem automatizar sem substituir o que já usam
  • Organizações que precisam se adaptar rápido à Lei 27.802 sem esperar meses de consultoria
§07 · Por que funciona

A tecnologia que você já tem


A solução funciona sobre o Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Gmail) que você provavelmente já usa, mais o Make como orquestrador e o Google Gemini para a leitura inteligente de e-mails e formulários.

Sem licenças adicionais de software de RH. Sem servidores para administrar. Sem desenvolvimento sob medida. Se amanhã você quiser modificar o fluxo, está tudo visível e editável.

Make.com Google Drive Google Sheets Google Docs Gmail Telegram Gemini
§08 · Para quem se aplica

Para que tipo de empresas


PERFIL 01
Empresas de 20 a 500 colaboradores que gerenciam RH internamente com uma equipe pequena que dedica tempo demais a tarefas administrativas.
PERFIL 02
Organizações que não têm um sistema de RH prévio e trabalham com Excel, pastas no Drive e e-mails — e querem se organizar sem substituir o que já usam.
PERFIL 03
Empresas com convenções coletivas, alta rotatividade ou equipes distribuídas em locais diferentes, onde o volume de trâmites é alto.
PERFIL 04
Equipes de RH que já usam Google Workspace e querem extrair o máximo dele sem incorporar novas plataformas nem custos de licença.
§09 · Próximos passos

Como avançamos


PASSO 01 · 30 minutos
Demo ao vivo
Mostramos o sistema processando casos reais — admissão de colaborador, aprovação de licença, fechamento mensal — com dados de exemplo. Se depois da demo você não enxergar o valor, não há próximo passo.
PASSO 02 · 2 semanas
Implementação
Setup completo no seu Google Workspace, configuração de todos os cenários Make, carregamento de modelos e folha inicial, e capacitação da equipe. Ao final das duas semanas, fica funcionando em produção.
§10 · Próximo passo● ACTION

Pronto para parar de correr atrás de e-mail?

Agende 30 minutos para ver a demo ao vivo com dados de exemplo do seu setor. Sem compromisso, sem slides genéricos.

FIM DA FOLHA 09 ai-q.fit · rrhh © 2026 · Dr. Federico Andino