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DOC // AIQ-RRHH-001REV / A
●SOLUÇÃOFOLHA 09 / RH
§ Solução · Recursos Humanos

Automação de RH/

"Sem papelada, sem planilhas perdidas, sem correr atrás de e-mail."

Sua área de RH gasta horas por semana em tarefas que não agregam valor. Automatizamos o ciclo de vida completo de um colaborador — da admissão ao desligamento, com todos os processos do meio — para que sua equipe foque nas pessoas, não na administração.

§01 · O problema

Horas perdidas toda semana


Montar pastas de prontuários, reenviar formulários, registrar licenças na mão, lembrar de parabenizar quem faz aniversário. Nenhuma dessas tarefas exige o critério de um profissional de RH — mas consomem o tempo dele do mesmo jeito.

Um sistema integrado, 1 único fluxo.

Admissão, licenças, aprovações, fechamento mensal, comunicações — tudo coordenado sem intervenção manual.

§02 · A solução

O que o sistema faz


Automatizamos o ciclo de vida completo de um colaborador, com inteligência incorporada em cada etapa.

01
Prontuários no Drive
Ao admitir um colaborador, o sistema cria automaticamente sua pasta com a estrutura correta: documentação pessoal, admissão, ocorrências, questões legais e desligamento. Nome conforme a convenção interna (matrícula + sobrenome + CPF).
02
Admissões automáticas
Você carrega os dados em uma planilha Excel. O sistema gera os diretórios, registra a admissão nas Ocorrências, atualiza a Folha e envia ao colaborador todos os formulários necessários por e-mail.
03
Licenças não planejadas
O colaborador avisa por Gmail ou Telegram. O Gemini lê a mensagem, identifica o colaborador, extrai a informação e registra a licença, notificando o RH e o responsável pela área. Sem intervenção manual.
04
Licenças planejadas
O colaborador envia o formulário por e-mail. A IA extrai os dados, valida a folha e gera a solicitação. O responsável aprova com um clique — o sistema registra, gera o documento oficial e o envia.
05
Adiantamentos salariais
O mesmo circuito de aprovação vale para adiantamentos: solicitação por e-mail, validação de limites, escalonamento ao responsável. Uma vez aprovado, tudo fica registrado e documentado automaticamente.
06
Fechamento mensal
No fim do mês, o sistema roda sozinho. Consolida admissões, desligamentos, licenças, adiantamentos e ocorrências, salva o arquivo mensal no Drive e deixa o sistema limpo para o mês seguinte.
07
Banco de horas
O sistema calcula automaticamente as horas extras a partir do registro de ponto. O gestor recebe uma notificação e aprova com um clique. O saldo se atualiza sozinho, com controle de limites legais e conformidade com o Art. 197 bis — Lei 27.802.
08
Salário-família
O colaborador envia a documentação por e-mail. O sistema valida os dados, gera os formulários exigidos pelo órgão previdenciário e os arquiva no prontuário digital. Sem lançamento manual pelo RH.
09
Alertas de vencimento
Seguro de acidentes, seguro de vida, atestado de saúde ocupacional, carteira de habilitação, certificações sindicais. O sistema alerta automaticamente o RH e o responsável pela área com a antecedência configurada — sem que ninguém precise se lembrar.
10
Retenções na fonte
Cálculo mensal do imposto de renda com todas as deduções: dependentes, aluguel, juros de financiamento imobiliário, plano de saúde. Tabelas atualizáveis em Sheets quando o órgão fiscal publica novas escalas.
11
Análise de absenteísmo
O Gemini detecta padrões automaticamente: absenteísmo recorrente em dias específicos, concentração de licenças por área, correlação entre tipo de ausência e setor. O RH recebe alertas antes que o padrão vire um problema.
§03 · Métricas

O que muda em números


Processo
Tempo manual
Com automação
Admissão de colaborador
45–90 min
< 2 min
Licença não planejada
10–15 min
Imediato
Circuito de aprovação
1–2 dias (e-mails de ida e volta)
1 clique
Fechamento mensal
2–4 horas
Automático
Arquivamento de documentos
5–10 min por documento
Imediato
Registro de banco de horas
Planilha manual, sujeita a erros
Automático via Telegram
Acordo Art. 197 bis
Word manual + assinatura em papel
Gerado automaticamente
§04 · Funcionalidades adicionais

O detalhe que faz a diferença


◆
Arquivamento automático de documentação
Você define uma caixa genérica (rrhh_docs@sua-empresa.com). Qualquer colaborador envia documentos com assunto estruturado e o sistema os salva no prontuário Drive correto, com confirmação por e-mail.
◇
E-mail de boas-vindas
Quando uma nova admissão é registrada, o colaborador recebe automaticamente o e-mail de boas-vindas com todos os formulários e arquivos necessários para começar.
▲
Aniversários e lembretes
O sistema verifica diariamente quem faz aniversário e envia a mensagem. Também gerencia lembretes de vencimento do período de experiência, fim de licenças prolongadas e retornos.
⚠
Leitura inteligente de e-mails
O Google Gemini lê mensagens em texto livre e as interpreta corretamente — sem formulários rígidos. O colaborador avisa como faria naturalmente; a IA extrai o que precisa.

O que a implementação inclui?

  • Estrutura de pastas no Drive (diretórios raiz e prontuários individuais)
  • Cenários Make configurados e validados (gestão de RH + banco de horas)
  • Modelos de formulários: condições de admissão, dados pessoais, declaração de residência, declaração de confidencialidade, regulamento interno, férias, adiantamentos e mais
  • Arquivos Excel de gestão pré-configurados: Folha, Ocorrências, Admissões de prontuários, Banco de Horas
  • Modelo do acordo Art. 197 bis pronto para usar
  • Guias de configuração passo a passo para cada cenário
  • Capacitação da equipe de RH para operar a solução
§05 · Lei 27.802

Banco de horas — conformidade desde o primeiro dia


A Lei de Modernização Trabalhista (sancionada em fevereiro de 2026) habilita formalmente o banco de horas e exige um método fidedigno de controle. Nossa solução cumpre os três requisitos do Art. 197 bis de forma automática — sem configuração adicional e sem lançamento manual pelo RH.

▲
Cálculo e aprovação automática
O sistema calcula as horas extras a partir do registro de ponto. O gestor recebe uma notificação com o detalhamento e aprova com um clique. O saldo se atualiza automaticamente — sem lançamento manual, sem erros.
◆
Acordo automático
Ao habilitar o banco de horas para um colaborador, o sistema gera o acordo escrito a partir de um modelo do Google Docs, envia por e-mail e registra a aceitação. Conformidade documental automática.
◇
Controle de limites legais
O sistema verifica a cada registro que não se ultrapasse o máximo semanal legal nem o saldo negativo permitido. O RH recebe alerta automático antes que um problema se configure.
Requisito Art. 197 bis
Sem automação
Com nossa solução
Acordo escrito e voluntário
Word manual + assinatura em papel
Gerado automaticamente ✓
Método fidedigno de controle
Planilha Excel, sem rastreabilidade
Registro com data, hora e matrícula ✓
Saldo visível para o colaborador
Consulta manual ao RH
Resposta imediata via Telegram ✓
Histórico arquivado por 10 anos
Depende de alguém salvar
Automático no Drive ✓
§06 · Contexto competitivo

O que o SAP HCM não resolve na Argentina


O SAP HCM é o padrão enterprise. Também é caro, rígido e lento para se adaptar à realidade trabalhista argentina. Esta solução foi construída especificamente para o que o SAP não faz bem.

⚠
Canais reais de comunicação
O SAP vive em portais de autoatendimento e e-mails corporativos. Na Argentina, a maioria dos avisos de ausência chega por Telegram ou WhatsApp. Nossa solução recebe e processa essas mensagens com IA — o colaborador avisa como faria naturalmente, sem aprender nenhum portal nem instalar nenhum app.
◆
Convenções Coletivas de Trabalho (CCT)
A Argentina tem mais de 1.500 CCTs ativas, cada uma com suas próprias regras de licenças especiais, horas extras, adicionais e tabelas salariais. Parametrizar uma CCT no SAP exige consultoria certificada e semanas de trabalho. Em nossa solução, as regras de cada CCT são modeladas na lógica dos cenários e nos prompts de IA — adaptáveis em horas quando a convenção muda.
◇
Banco de horas — Lei 27.802
O SAP pode parametrizá-lo, mas só através do módulo de Time Management, com custo de implementação separado e integração complexa com o módulo de folha de pagamento. Nossa solução já inclui isso de base, com circuito completo: registro via Telegram, cálculo de saldo, controle de limites e geração automática do acordo do Art. 197 bis.
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Retenções na fonte — SIRADIG
O cálculo mensal do imposto de renda para colaboradores CLT inclui deduções por dependentes, aluguel, juros de financiamento imobiliário e plano de saúde. No SAP, cada atualização do órgão fiscal exige um consultor para reparametrizar. Nossa solução usa tabelas no Google Sheets que a própria equipe de RH pode atualizar em minutos, sem dependência externa.
◆
Salário-família — SUAF
O circuito de declaração de filhos, mudanças de estado civil e ocorrências de gravidez junto ao órgão previdenciário no SAP é manual ou exige módulos adicionais caros. Nossa solução automatiza o recebimento de documentação, a validação de dados e a geração dos formulários exigidos pelo órgão, com tudo arquivado no prontuário digital do colaborador.
◇
Alertas de vencimento documental
Vencimento de seguro de acidentes, seguro de vida obrigatório, atestado de saúde ocupacional, carteira de habilitação para motoristas, certificações sindicais. No SAP exige configuração cara e manutenção constante. Com nossa solução é um cenário Make configurável em um dia: alerta automático ao RH e ao responsável pela área com a antecedência adequada.
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Controle de acesso cruzado com a folha
Os sistemas de controle de acesso argentinos (ZKTeco, Anviz, Hikvision) exportam CSV ou têm APIs. Nossa solução cruza automaticamente os dados de presença real com a folha e as licenças declaradas — detectando inconsistências que o SAP não vê sem middleware especializado e caro.
◆
Análise de padrões de absenteísmo com IA
O SAP reporta o que aconteceu. Nossa solução antecipa o que vai acontecer. O Gemini detecta automaticamente: colaboradores com absenteísmo recorrente em dias específicos, concentração de licenças por área, correlação entre tipo de ausência e setor. O RH recebe alertas antes que o padrão vire um problema.
 
SAP HCM
Esta solução
Implementação
USD 50.000 – 300.000
A partir de USD 3.000
Entrada em operação
6 – 18 meses
2 – 6 semanas
Mudanças normativas
Consultor certificado + semanas
Dias
Manutenção anual
Licenças + suporte SAP
Google Workspace que você já tem
Curva de aprendizado
Alta — capacitação extensa
Baixa — Gmail e Telegram

O sweet spot

  • Empresas de 50 a 500 colaboradores que superaram a planilha de Excel mas não conseguem justificar o SAP
  • Equipes de RH que operam sobre Google Workspace e querem automatizar sem substituir o que já usam
  • Organizações que precisam se adaptar rápido à Lei 27.802 sem esperar meses de consultoria
§07 · Por que funciona

A tecnologia que você já tem


A solução funciona sobre o Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Gmail) que você provavelmente já usa, mais o Make como orquestrador e o Google Gemini para a leitura inteligente de e-mails e formulários.

Sem licenças adicionais de software de RH. Sem servidores para administrar. Sem desenvolvimento sob medida. Se amanhã você quiser modificar o fluxo, está tudo visível e editável.

Make.com Google Drive Google Sheets Google Docs Gmail Telegram Gemini
§08 · Para quem se aplica

Para que tipo de empresas


PERFIL 01
Empresas de 20 a 500 colaboradores que gerenciam RH internamente com uma equipe pequena que dedica tempo demais a tarefas administrativas.
PERFIL 02
Organizações que não têm um sistema de RH prévio e trabalham com Excel, pastas no Drive e e-mails — e querem se organizar sem substituir o que já usam.
PERFIL 03
Empresas com convenções coletivas, alta rotatividade ou equipes distribuídas em locais diferentes, onde o volume de trâmites é alto.
PERFIL 04
Equipes de RH que já usam Google Workspace e querem extrair o máximo dele sem incorporar novas plataformas nem custos de licença.
§09 · Próximos passos

Como avançamos


PASSO 01 · 30 minutos
Demo ao vivo
Mostramos o sistema processando casos reais — admissão de colaborador, aprovação de licença, fechamento mensal — com dados de exemplo. Se depois da demo você não enxergar o valor, não há próximo passo.
PASSO 02 · 2 semanas
Implementação
Setup completo no seu Google Workspace, configuração de todos os cenários Make, carregamento de modelos e folha inicial, e capacitação da equipe. Ao final das duas semanas, fica funcionando em produção.
§10 · Próximo passo● ACTION

Pronto para parar de correr atrás de e-mail?

Agende 30 minutos para ver a demo ao vivo com dados de exemplo do seu setor. Sem compromisso, sem slides genéricos.

FIM DA FOLHA 09 ai-q.fit · rrhh © 2026 · Dr. Federico Andino