DOC // AIQ-RRHH-001REV / A
SOLUCIÓNHOJA 09 / RRHH
§ Solución · Recursos Humanos

Automatización de RRHH/

"Sin papelería, sin hojas de cálculo perdidas, sin perseguir mails."

Tu área de RRHH gasta horas por semana en tareas que no agregan valor. Automatizamos el ciclo de vida completo de un empleado — desde el alta hasta la baja, con todos los procesos del medio — para que tu equipo se enfoque en las personas, no en la administración.

§01 · El problema

Horas perdidas cada semana


Armar carpetas de legajos, reenviar formularios, registrar licencias a mano, acordarse de saludar a los que cumplen años. Ninguna de estas tareas requiere el criterio de un profesional de RRHH — pero consumen su tiempo de todas formas.

Un sistema integrado, 1 solo flujo.

Alta, licencias, aprobaciones, cierre mensual, comunicaciones — todo coordinado sin intervención manual.

§02 · La solución

Qué hace el sistema


Automatizamos el ciclo de vida completo de un empleado, con inteligencia incorporada en cada etapa.

01
Legajos en Drive
Al ingresar un empleado, el sistema crea automáticamente su carpeta con la estructura correcta: documentación personal, alta, novedades, legales y baja. Nombre según convención interna (legajo + apellido + CUIL).
02
Altas automáticas
Cargás los datos en un Excel. El sistema genera los directorios, registra el alta en Novedades, actualiza la Nómina y le envía al empleado todos los formularios necesarios por mail.
03
Licencias no planificadas
El empleado avisa por Gmail o Telegram. Gemini lee el mensaje, identifica al empleado, extrae la información y registra la licencia, notificando a RRHH y al responsable del área. Sin intervención manual.
04
Licencias planificadas
El empleado envía el formulario por mail. La IA extrae los datos, valida la nómina y genera la solicitud. El responsable aprueba con un clic — el sistema registra, genera el documento oficial y lo envía.
05
Adelantos de sueldo
El mismo circuito de aprobación aplica para adelantos: solicitud por mail, validación de límites, elevación al responsable. Una vez aprobado, todo queda registrado y documentado automáticamente.
06
Cierre mensual
A fin de mes, el sistema corre solo. Consolida altas, bajas, licencias, adelantos y novedades, guarda el archivo mensual en Drive y deja el sistema limpio para el mes siguiente.
07
Banco de horas
El sistema calcula automáticamente las horas extra a partir del registro de asistencia. El jefe recibe una notificación y aprueba con un clic. El saldo se actualiza solo, con control de límites legales y cumplimiento del Art. 197 bis — Ley 27.802.
08
Asignaciones Familiares
El empleado envía documentación por mail. El sistema valida los datos, genera los formularios requeridos por ANSES y los archiva en el legajo digital. Sin carga manual para RRHH.
09
Alertas de vencimiento
ART, seguros de vida, libreta sanitaria, carnet de conducir, habilitaciones gremiales. El sistema alerta automáticamente a RRHH y al responsable del área con la anticipación configurada — sin que nadie tenga que acordarse.
10
Retenciones 4ta categoría
Cálculo mensual del impuesto a las ganancias con todas las deducciones: cargas de familia, alquiler, intereses hipotecarios, medicina prepaga. Tablas actualizables en Sheets cuando AFIP publica nuevas escalas.
11
Análisis de ausentismo
Gemini detecta patrones automáticamente: ausentismo recurrente en días específicos, concentración de licencias por área, correlación entre tipo de ausencia y sector. RRHH recibe alertas antes de que el patrón se convierta en un problema.
§03 · Métricas

Lo que cambia en números


Proceso
Tiempo manual
Con automatización
Alta de empleado
45–90 min
< 2 min
Licencia no planificada
10–15 min
Inmediato
Circuito de aprobación
1–2 días (mails de ida y vuelta)
1 clic
Cierre mensual
2–4 horas
Automático
Guardado de documentos
5–10 min por documento
Inmediato
Registro banco de horas
Planilla manual, propensa a errores
Automático desde Telegram
Acuerdo Art. 197 bis
Word manual + firma en papel
Generado automáticamente
§04 · Funcionalidades adicionales

El detalle que marca la diferencia


Guardado automático de documentación
Definís una casilla genérica (rrhh_docs@tu-empresa.com). Cualquier empleado envía documentos con asunto estructurado y el sistema los guarda en el legajo Drive correcto, con confirmación por mail.
Mail de bienvenida
Cuando se registra una nueva alta, el empleado recibe automáticamente el mail de bienvenida con todos los formularios y archivos necesarios para comenzar.
Cumpleaños y recordatorios
El sistema verifica diariamente quién cumple años y envía el saludo. También gestiona recordatorios de vencimiento de período de prueba, fin de licencias prolongadas y reincorporaciones.
Lectura inteligente de mails
Google Gemini lee mensajes de texto libre y los interpreta correctamente — sin formularios rígidos. El empleado avisa como lo haría naturalmente; la IA extrae lo que necesita.

¿Qué incluye la implementación?

  • Estructura de carpetas en Drive (directorios raíz y legajos individuales)
  • Escenarios Make configurados y validados (gestión de RRHH + banco de horas)
  • Plantillas de formularios: condiciones de alta, datos personales, DDJJ domicilio, DDJJ confidencialidad, reglamento interno, vacaciones, adelantos y más
  • Archivos Excel de gestión preconfigurados: Nómina, Novedades, Altas de legajos, Banco de Horas
  • Plantilla del acuerdo Art. 197 bis lista para usar
  • Guías de configuración paso a paso para cada escenario
  • Capacitación al equipo de RRHH para operar la solución
§05 · Ley 27.802

Banco de horas — cumplimiento desde el día uno


La Ley de Modernización Laboral (sancionada en febrero de 2026) habilita formalmente el banco de horas y exige un método fehaciente de control. Nuestra solución cumple los tres requisitos del Art. 197 bis de forma automática — sin configuración adicional y sin carga manual para RRHH.

Cálculo y aprobación automática
El sistema calcula las horas extra a partir del registro de asistencia. El jefe recibe una notificación con el detalle y aprueba con un clic. El saldo se actualiza automáticamente — sin carga manual, sin errores.
Acuerdo automático
Al habilitar banco de horas para un empleado, el sistema genera el acuerdo escrito desde plantilla de Google Docs, lo envía por mail y registra la aceptación. Cumplimiento documental automático.
Control de límites legales
El sistema verifica en cada registro que no se supere el máximo semanal legal ni el saldo negativo permitido. RRHH recibe alerta automática antes de que se genere un problema.
Requisito Art. 197 bis
Sin automatización
Con nuestra solución
Acuerdo escrito y voluntario
Word manual + firma en papel
Generado automáticamente ✓
Método fehaciente de control
Planilla Excel, sin trazabilidad
Registro con fecha, hora y legajo ✓
Saldo visible para el empleado
Consulta manual a RRHH
Respuesta inmediata por Telegram ✓
Historial archivado 10 años
Dependiente de que alguien lo guarde
Automático en Drive ✓
§06 · Contexto competitivo

Lo que SAP HCM no resuelve en Argentina


SAP HCM es el estándar enterprise. También es caro, rígido y lento para adaptarse a la realidad laboral argentina. Esta solución fue construida específicamente para lo que SAP no hace bien.

Canales reales de comunicación
SAP vive en portales de autoservicio y mails corporativos. En Argentina, la mayoría de los avisos de ausencia llegan por Telegram o WhatsApp. Nuestra solución recibe y procesa esos mensajes con IA — el empleado avisa como lo haría naturalmente, sin aprender ningún portal ni instalar ninguna app.
Convenios Colectivos de Trabajo (CCT)
Argentina tiene más de 1.500 CCT activos, cada uno con sus propias reglas de licencias especiales, horas extra, adicionales y escalas salariales. Parametrizar un CCT en SAP requiere consultoría certificada y semanas de trabajo. En nuestra solución, las reglas de cada CCT se modelan en la lógica de los escenarios y los prompts de IA — adaptables en horas cuando cambia el convenio.
Banco de horas — Ley 27.802
SAP puede parametrizarlo, pero solo a través del módulo de Time Management, con costo de implementación separado e integración compleja con el módulo de nómina. Nuestra solución lo incluye de base, con circuito completo: registro por Telegram, cálculo de saldo, control de límites y generación automática del acuerdo del Art. 197 bis.
Retenciones 4ta categoría — SIRADIG
El cálculo mensual del impuesto a las ganancias para empleados en relación de dependencia incluye deducciones por cargas de familia, alquiler, intereses hipotecarios y medicina prepaga. En SAP, cada actualización de AFIP requiere un consultor para re-parametrizar. Nuestra solución usa tablas en Google Sheets que el propio equipo de RRHH puede actualizar en minutos, sin dependencia externa.
Asignaciones Familiares — SUAF
El circuito de declaración de hijos, cambios de estado civil y novedades de embarazo ante ANSES en SAP es manual o requiere módulos adicionales costosos. Nuestra solución automatiza la recepción de documentación, la validación de datos y la generación de los formularios requeridos por ANSES, con todo archivado en el legajo digital del empleado.
Alertas de vencimiento documental
Vencimiento de ART, seguros de vida obligatorios, libreta sanitaria, carnet de conducir para choferes, habilitaciones gremiales. En SAP requiere configuración costosa y mantenimiento constante. Con nuestra solución es un escenario Make configurable en una jornada: alerta automática a RRHH y al responsable del área con la anticipación que corresponda.
Control de acceso cruzado con nómina
Los sistemas de control de acceso argentinos (ZKTeco, Anviz, Hikvision) exportan CSV o tienen APIs. Nuestra solución cruza automáticamente los datos de presencia real contra la nómina y las licencias declaradas — detectando inconsistencias que SAP no ve sin middleware especializado y costoso.
Análisis de patrones de ausentismo con IA
SAP reporta lo que pasó. Nuestra solución anticipa lo que va a pasar. Gemini detecta automáticamente: empleados con ausentismo recurrente en días específicos, concentración de licencias por área, correlación entre tipo de ausencia y sector. RRHH recibe alertas antes de que el patrón se convierta en un problema.
 
SAP HCM
Esta solución
Implementación
USD 50.000 – 300.000
Desde USD 3.000
Puesta en marcha
6 – 18 meses
2 – 6 semanas
Cambios normativos
Consultor certificado + semanas
Días
Mantenimiento anual
Licencias + soporte SAP
Google Workspace que ya tenés
Curva de aprendizaje
Alta — capacitación extensa
Baja — Gmail y Telegram

El sweet spot

  • Empresas de 50 a 500 empleados que superaron la planilla de Excel pero no pueden justificar SAP
  • Equipos de RRHH que operan sobre Google Workspace y quieren automatizar sin reemplazar lo que ya usan
  • Organizaciones que necesitan adaptarse rápido a la Ley 27.802 sin esperar meses de consultoría
§07 · Por qué funciona

La tecnología que ya tenés


La solución funciona sobre Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Gmail) que probablemente ya estás usando, más Make como orquestador y Google Gemini para la lectura inteligente de mails y formularios.

Sin licencias adicionales de software de RRHH. Sin servidores que administrar. Sin desarrollo a medida. Si mañana querés modificar el flujo, está todo a la vista y editable.

Make.com Google Drive Google Sheets Google Docs Gmail Telegram Gemini
§08 · A quién aplica

Para qué tipo de empresas


PERFIL 01
Empresas de 20 a 500 empleados que gestionan RRHH internamente con un equipo pequeño que destina demasiado tiempo a tareas administrativas.
PERFIL 02
Organizaciones que no tienen un sistema de RRHH previo y trabajan con Excel, carpetas en Drive y mails — y quieren ordenarse sin reemplazar lo que ya usan.
PERFIL 03
Empresas con convenios colectivos, rotación frecuente o recursos distribuidos en distintas locaciones donde el volumen de trámites es alto.
PERFIL 04
Equipos de RRHH que ya usan Google Workspace y quieren sacarle el máximo partido sin incorporar nuevas plataformas ni costos de licencia.
§09 · Próximos pasos

Cómo avanzamos


PASO 01 · 30 minutos
Demo en vivo
Te mostramos el sistema procesando casos reales — alta de empleado, aprobación de licencia, cierre mensual — con datos de ejemplo. Si después de la demo no ves el valor, no hay siguiente paso.
PASO 02 · 2 semanas
Implementación
Setup completo en tu Google Workspace, configuración de todos los escenarios Make, carga de plantillas y nómina inicial, y capacitación al equipo. Al cierre de las dos semanas, queda funcionando en producción.
§10 · Próximo paso● ACTION

¿Listo para dejar de perseguir mails?

Agendá 30 minutos para ver la demo en vivo con datos de ejemplo de tu industria. Sin compromiso, sin slides genéricas.

FIN DE HOJA 09 ai-q.fit · rrhh © 2026 · Dr. Federico Andino