DOC // AIQ-NDB-001REV / A

●SOLUCIÓNHOJA 10 / NOTAS DE DÉBITO

§ Solución · Contabilidad & tesorería

Del extracto bancario al archivo SAP, automático/

"El extracto entra por mail. Salen el archivo de carga SAP y el reporte de auditoría — clasificados, totalizados, listos para imputar."

Automatización end-to-end de generación de notas de débito bancarias para SAP. El proceso recibe extractos por correo, los estructura con IA, los cruza contra catálogos contables y entrega dos archivos en Google Drive: el archivo de carga SAP y el listado clasificado para auditoría.

~30 s

Por extracto

Antes: 30 a 45 minutos de clasificación manual y armado del archivo. Ahora: del mail al Drive, en segundos.

Reglas de negocio auditables

Desde la identificación del banco hasta el split 67/33 y el totalizador, cada regla documentada y trazable.

100%

Desatendido

Sin intervención humana entre el envío del mail y la disposición de los archivos en Drive. Log auditable por ejecución.

§01 · El problema

Clasificar a mano todos los meses

Las empresas que migran a SAP suelen heredar un proceso manual recurrente: clasificar cada movimiento bancario, identificar conceptos sujetos a registración contable y armar el archivo de carga. Una persona abre el CSV, recorre las filas, cruza contra un Excel de criterios, divide importes según reglas internas, arma cabecera y totalizador, y sube el archivo al sistema.

Dimensión	Antes (manual)	Después (automatizado)
Tiempo por extracto	30 a 45 minutos	~30 segundos
Trazabilidad	Manual / planilla Excel	Log + archivos versionados
Escalabilidad	1 banco por operador	N bancos en paralelo
Riesgo de error	Alto — clasificación manual	Bajo — reglas auditables

§02 · Cómo funciona

El flujo, en 7 pasos

El proceso corre cada vez que un extracto llega por correo a un buzón dedicado. Sin intervención humana entre el envío del mail y los archivos finales en Drive.

RECEPCIÓN

Mailhook recibe el extracto

Un mailhook detecta el correo entrante con el extracto bancario adjunto en formato CSV. El trigger es inmediato.

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ESTRUCTURACIÓN

Gemini interpreta el CSV

gemini-2.5-pro recibe el CSV y devuelve un objeto JSON con la cabecera del extracto y un array de movimientos.

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BANCO

Identificación contra catálogo BCRA

Se cruza el número de cuenta contra el catálogo de Entidades BCRA. Si coincide, se obtienen el código BCRA y la denominación oficial del banco.

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CRITERIOS

Clasificación contable

Para cada movimiento se busca su criterio en el catálogo de Criterios usando como llave el código de operación bancaria. Se obtienen cuenta contable, indicador de impuesto, centro de costo, sentido y categoría (GST− / GST+).

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REGLAS

Aplicación de reglas de negocio

Los movimientos GST− se incluyen en el archivo SAP. Las cuentas especiales reciben split 67% gasto / 33% activo computable. Los movimientos sin criterio se marcan SIN CLASIFICAR.

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CONSTRUCCIÓN

Armado de los dos archivos

Se construyen el ND_SAP (cabecera + detalle filtrado + totalizador) y el UMSATZ (todos los movimientos clasificados, para auditoría).

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ENTREGA

Subida a Google Drive

Ambos archivos se suben automáticamente a la carpeta destino, con timestamp en el nombre. Listos para que el equipo contable los recoja.

§03 · Stack tecnológico

Componentes y arquitectura

La automatización se implementa sobre Make.com, que orquesta los servicios externos. Sin servidores que administrar, sin código que mantener, sin lock-in: si mañana cambia un criterio contable o un código BCRA, todo está a la vista y editable.

Plataforma	Make.com — orquestación y motor de ejecución
Inteligencia artificial	Google Gemini 2.5 Pro — estructuración del extracto
Datos de referencia	Google Sheets — catálogos Entidades BCRA y Criterios
Trigger	Email (custom mailhook) — recepción del extracto adjunto
Almacenamiento	Google Drive — repositorio de salidas con timestamp
Salida SAP	Texto plano (.txt) delimitado por pipe (│)
Salida auditoría	CSV — 17 columnas

Make.com Gemini 2.5 Pro Google Sheets Google Drive SAP-ready Sin servidores Sin lock-in

§04 · Reglas de negocio

Ocho reglas, todas auditables

Cada regla está documentada de manera unívoca. Cualquier modificación funcional parte de actualizar esta sección — no de tocar el código.

RN-01

Identificación del banco emisor

Cada extracto se identifica cruzando el campo Cuenta_Banco de la cabecera contra el catálogo Entidades BCRA. Match por igualdad exacta. Si el banco no está en el catálogo, la ejecución continúa con cabecera incompleta — el catálogo debe mantenerse actualizado.

RN-02

Cálculo de campos derivados

Desde el código BCRA y la fecha del extracto se calculan los campos de cabecera: Codigo_Proveedor (400000000 + BCRA padded), N_Factura, Folio, Ejercicio, Periodo y la fecha en formato DDMMYY.

RN-03

Clasificación contable

Para cada movimiento se busca su criterio en el catálogo Criterios, usando Cod_Op_Bco como llave. Devuelve: categoría, clave, cuenta contable, denominación, indicador de impuesto, CECO y sentido.

RN-04

Filtro de inclusión SAP

Solo los movimientos con categoría GST− se incluyen en el archivo SAP. Los GST+ y los sin clasificación se excluyen del SAP pero sí aparecen en el archivo UMSATZ de auditoría.

RN-05

Split 67% / 33% en cuentas especiales

Si la cuenta contable está marcada como "split" en el catálogo, el movimiento se divide en dos líneas: 67% gasto en la cuenta original, 33% activo computable en la cuenta de activo. Redondeo a 2 decimales por línea — diferencia ±0,01 aceptada.

RN-06

Manejo de SIN CLASIFICAR

Movimientos cuyo Cod_Op_Bco no tiene correspondencia en Criterios se etiquetan SIN CLASIFICAR en las siete columnas contables del UMSATZ. No afectan el SAP (los excluye RN-04). Señal operativa de que el catálogo debe ampliarse.

RN-07

Totalizador del archivo SAP

El SAP termina con una línea F que contiene la suma algebraica de los importes originales de todos los movimientos GST−. El signo se conserva (los débitos son negativos). La suma se calcula sobre el importe original — no sobre los componentes parciales del split.

RN-08

Constantes operativas

Cada cliente fija sus constantes: CUIT receptor, moneda, código de documento, cuenta de activo computable para el split, y catálogos propios de bancos y criterios. Todo configurable desde Google Sheets — cambiarlos no requiere tocar el escenario.

§05 · Salidas

Los dos archivos generados

Cada ejecución produce dos archivos versionados con timestamp en el nombre. El primero alimenta SAP; el segundo es para auditoría.

ND_SAP_<banco>_<timestamp>.txt

Archivo de carga SAP

Texto plano delimitado por pipe. Tres bloques: una línea de cabecera H, N líneas de detalle (una por movimiento GST−, o dos en caso de split), y una línea de totalizador F. CRLF al final de cada línea.

UMSATZ_<banco>_<timestamp>.csv

Archivo de auditoría

CSV con la totalidad de los movimientos del extracto, clasificados o SIN CLASIFICAR. Encabezado en la primera fila. 17 columnas: código de banco, fecha, comprobante, importe, descripción, código de operación, fecha de descarga, categoría, clave, cuenta contable, concepto, indicador de impuesto, CECO, sentido y dos columnas reservadas.

Codigo_Banco, Fecha, Comprobante, Importe, Descripcion, Cod_Op_Bco, Fecha_Descarga, COD_2, Clave, COD_2, Cuenta_Contable, Concepto, Indicador_Impuesto, CECO, Sentido, Col16, Col17

§06 · Operación & mantenimiento

Cómo se opera día a día

DÍA A DÍA

100% desatendido

Mandás el CSV al mail configurado. Esperás ~30 segundos. Recogés los dos archivos en Drive. No hay intervención humana en el medio.

CATÁLOGO BCRA

Sumar un banco

Agregás una fila por cuenta operativa: código BCRA, denominación oficial y número de cuenta exacto como aparece en el extracto. Probás con un extracto real antes de producción.

CATÁLOGO CRITERIOS

Sumar un criterio

Cuando aparece SIN CLASIFICAR en el UMSATZ, identificás el código de operación, definís con contabilidad la categoría (GST−/GST+), cuenta, indicador y CECO, y sumás una fila al catálogo.

Monitoreo

Make.com mantiene log auditable de cada ejecución: mail recibido y adjuntos, respuesta del modelo de IA, bundles procesados por módulo, archivos subidos a Drive, errores y reintentos. Cada ejecución se puede auditar individualmente desde la consola.

§07 · Alcance & supuestos

Lo que cubre y lo que no

§ SUPUESTOS● BASE

→ Los extractos llegan en formato CSV con estructura estable.
→ Cada mail contiene un único extracto de un único banco.
→ La estructura de cuentas no cambia entre extractos del mismo banco.
→ Los catálogos BCRA y Criterios se mantienen actualizados.

§ FUERA DE ALCANCE (v1)● ROADMAP

→ Notificación automática al equipo contable al finalizar.
→ Detección de duplicados (re-envío genera dos corridas).
→ Aborto explícito si el banco no está registrado.
→ Procesamiento batch (varios extractos en un mismo mail).
→ Dashboard de seguimiento (Looker Studio).

§08 · Próximo paso● ACTION

¿Migrando a SAP o cargando notas a mano?

Si tu equipo contable arma archivos de carga a mano cada mes, agendá una llamada. La primera conversación es para entender tu plan de cuentas, tus catálogos y tus criterios — y pasarte una propuesta concreta.

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