DOC // AIQ-EC-001REV / A
●SOLUCIÓNHOJA 11 / CONTRATOS
§ Solución · Operaciones & cobranza
Tu cartera de contratos como un tablero accionable/
"Qué hacer hoy, cuándo y con quién — sin Excel paralelo, sin recordatorios manuales, sin reuniones de revisión."
Para consultoras y empresas de staff augmentation que facturan por trimestre a través de portales tipo SAP Fieldglass. Convertí tu cartera de contratos activos en una lista priorizada de acciones operativas, con dueño y próximo paso bien definidos.
0
Contratos olvidados
Ningún contrato pierde la ventana de prueba de servicio por descuido humano. La alerta aparece cuando hay que actuar, no después.
4-8 hs
Semanales recuperadas
Lo que hoy te lleva revisar planillas, calcular trimestres y armar listas de pendientes se reduce a cero. La vista operativa se arma sola.
20 → 500
Contratos en paralelo
El mismo escenario maneja una cartera chica o una grande. La estructura escala sin reescribir nada.
§01 · El problema
No es vender — es que nada se rompa
Si vendés horas, días o consultores y cobrás por proyecto trimestral a través de un portal, el problema no es vender. Es que nada se rompa entre que firmás el contrato y la plata cae en la cuenta.
| Punto de quiebre | Hoy (manual) | Con automatización |
|---|
| Pruebas de servicio | Se vencen sin que nadie las apruebe | Alerta ALTA en la ventana de ±15 días |
| Facturación SAP | SAP no libera y nadie reclama | Reclamo formal disparado en automático |
| Cobranza al cliente | Mora detectada tarde | Ejecutivo de cuenta avisado el mismo día |
| Plan de cuotas | Cuotas que se generan a mano, con errores | Plan completo en minutos por contrato |
| Visibilidad | Cada uno tiene su propio Excel paralelo | Una lista priorizada compartida |
§02 · A quién aplica
Cuatro tipos de equipo
01
Consultoras y servicios profesionales
Que facturan por trimestre o proyecto a través de portales tipo SAP Fieldglass, SAP Ariba u otros sistemas de procurement corporativo.
02
Staff augmentation & body shop
Con 10 a 200+ contratos activos en simultáneo, donde cada contrato tiene su propio ciclo de cuotas y validaciones.
03
PMOs y áreas de Operaciones
Que hoy llevan el control en una planilla maestra y le dedican horas semanales a revisar qué vence, qué falta facturar, qué reclamo hay que hacer.
04
Equipos comerciales recurrentes
Donde el front-office (ejecutivos de cuenta) necesita saber qué acción tomar sin pedirle reportes constantes a finanzas.
Si tu negocio depende de un portal externo donde cargás contratos y pruebas de servicio, y el dinero llega cuando todo está aprobado y facturado correctamente — esto es para vos.
§03 · Qué automatiza
Tres mecanismos, una vista operativa
MECANISMO 01
Ventana de prueba de servicio trimestral
Todo contrato activo necesita que se apruebe una prueba de servicio dentro de una ventana de ±15 días alrededor del cierre del trimestre. Si se pierde, la facturación se traba.
El escenario calcula cuántos días faltan para el cierre y, cuando un contrato entra en la ventana crítica, genera una alerta ALTA al ejecutivo responsable.
Dejás de descubrir el problema cuando ya es tarde. La alerta aparece exactamente cuando hay que actuar.
MECANISMO 02
Generación automática del plan de cuotas
Cada contrato nuevo necesita un plan de facturación trimestral: cuántas cuotas, en qué fechas, por qué monto. La primera cuota es prorrateada según los días transcurridos del trimestre, las siguientes son trimestres completos sobre la tarifa diaria neta.
El escenario detecta los contratos sin plan, calcula la tarifa, genera una fila por cuota y marca el contrato como procesado.
Un contrato nuevo queda con todo su plan cargado en minutos. Sin errores de cálculo, sin cuotas olvidadas.
MECANISMO 03
Monitoreo del estado en SAP y acciones diferenciadas
El escenario cruza cada contrato con su estado actual en SAP y aplica reglas para decidir qué acción corresponde. Cuatro rutas independientes según dónde quedó atascada la cobranza, cada una con su propio dueño y prioridad.
Dejás de tener una bandeja de entrada caótica. Cada problema de cobranza tiene un dueño y una próxima acción clara.
Mecanismo 03 · Rutas de monitoreo SAP
| Estado detectado | Acción que genera | Dueño |
|---|
| SAP no facturó / no liberó comisión | ALTA Abrir reclamo formal en el portal | PMO / Operaciones |
| Cliente con mora o pago incompleto | ALTA Contacto directo del ejecutivo de cuenta | Comercial |
| Documentación pendiente (OC, NC) | MEDIA Validar documento interno | Operaciones |
| Moneda contractual ≠ moneda factura | MEDIA Derivar al equipo interno (BRL / AWP) | Equipo interno |
§04 · Cómo funciona
El stack técnico
La solución se implementa sobre tu stack actual. Sin migración, sin software nuevo. Toda la lógica de cálculo vive en el escenario — la planilla queda limpia, sin fórmulas que se rompan.
| Google Sheets | Base de datos central multi-hoja: DB_CONTRATOS_HEADER, DB_PLAN_FACTURACION, DB_FACTURAS_SAP, VISTA_OPERATIVA |
| Make.com | Orquestador. Un escenario único con router de múltiples rutas independientes — una por mecanismo, sub-rutas por tipo de problema. |
| Lógica de cálculo | Variables calculadas dinámicamente: tarifa diaria neta, fin del trimestre vigente, días al cierre, días transcurridos del primer trimestre. Sin fórmulas en la planilla. |
| Iterador de cuotas | Generador automático que crea N filas de plan por contrato, prorrateando la primera cuota y marcándolo como procesado al finalizar. |
| SAP Fieldglass | El portal donde se carga el estado de facturas. La sincronización con la hoja DB_FACTURAS_SAP puede ser manual, semi o full-automatizada según el caso. |
| Ejecución | Manual (un clic al cerrar trimestre o cargar contratos nuevos) o programada (todos los días a las 8 hs para tener la vista actualizada de manera continua). |
Make.com
Google Sheets
SAP Fieldglass
Router multi-ruta
Iterador de cuotas
Sin migración
Sin software nuevo
§05 · Beneficios concretos
Qué cambia para tu equipo
TIEMPO
4-8 horas semanales → 0
Revisar planillas, calcular trimestres y armar listas de pendientes deja de existir como tarea. La vista operativa se actualiza sola.
COBRANZA
Reclamos en el momento exacto
Los reclamos a SAP y a clientes se disparan cuando corresponde, no varios días después. Cada día de demora es plata trabada.
VISIBILIDAD
Una lista, todos los niveles
Dueños, gerentes y ejecutivos ven la misma lista priorizada con qué hay que hacer hoy. Cero ambigüedad sobre quién hace qué.
CONTINUIDAD
Cero cambio de stack
Seguís usando Google Sheets y SAP Fieldglass como hasta ahora. No hay que migrar nada ni capacitar al equipo en software nuevo.
ESCALA
Funciona igual con 20 o 500
El mismo escenario maneja una cartera chica o una grande. La estructura se adapta sin reescribir nada.
TRAZABILIDAD
Histórico auditable
Cada alerta queda registrada con fecha, contrato, problema y acción. Útil para auditoría y para analizar patrones (¿cuántos contratos se traban en SAP por mes?).
§06 · Implementación
Tres pasos, dos semanas
01
Diagnóstico
~ 1 hora
Revisamos tu cartera actual, los estados de facturación que manejás y definimos las reglas de cada alerta. Salida: un mapa claro de qué automatizar.
02
Configuración
3 a 7 días
Adaptamos las hojas, las variables de cálculo y los criterios de ruteo a tu modelo de negocio y a tu portal de facturación.
03
Testing & handoff
~ 2 días
Corremos pruebas con contratos reales, validamos los cálculos contra tus números, y te dejamos el sistema andando, documentado y listo para que lo opere tu equipo.
§07 · Requisitos
Qué necesitás tener antes
- → Cuenta de Google con la planilla de contratos estructurada (o ganas de armarla con nosotros en el onboarding).
- → Una cuenta de Make.com (Plan Core alcanza para empezar, según el volumen de contratos).
- → Acceso al portal donde se carga el estado de facturas (SAP Fieldglass u otro) — la actualización de la hoja
DB_FACTURAS_SAP puede ser manual, semi o full-automatizada según el caso.
- → Definición clara de los estados de facturación que querés monitorear y qué acción corresponde a cada uno.
Si todavía no tenés la planilla maestra estructurada o querés sumar la sincronización automática con SAP, lo armamos como parte del onboarding.
¿Llevás contratos a mano en una planilla?
Agendá una llamada y te mostramos el sistema corriendo con un caso real de cartera de contratos. La primera conversación es para entender tu portal, tus estados de facturación y tus reglas — y pasarte una propuesta concreta.
FIN DE HOJA 11
ai-q.fit · control de contratos
© 2026 · Dr. Federico Andino