DOC // AIQ-O2C-001REV / A
●SOLUCIÓNHOJA 11 / ORDER-TO-CASH
§ Solución · Comercio exterior & finanzas
Order-to-Cash de exportaciones automatizado/
"Del mail del cliente al cierre en SAP, sin planillas paralelas."
Una capa de orquestación por encima de SAP que digitaliza el circuito completo de la exportación: recibe la orden de compra en cualquier formato, la valida, la carga, factura ante ARCA, distribuye la documentación y cierra la operación. Se entrega por fases, con resultados visibles desde la primera semana.
§01 · El problema
Siete áreas coordinadas por mail, Excel y Teams
Customer Service, Comercial, Planificación, Finanzas, Calidad, COMEX y Expedición gestionan cada pedido de exportación a través de correos, planillas compartidas y chats. El pedido atraviesa cinco etapas —recepción, planificación y producción, asignación de lote, facturación y despacho— sin una fuente única de verdad.
20%+ de los pedidos con fricciones
En un caso de referencia (laboratorio biofarmacéutico exportador, ~40 pedidos por mes): 15% de los envíos se posterga, con efecto directo en cobranzas y caja, y un ciclo de ~15 días frente a 48–72 hs de la competencia.
§02 · La solución
Cómo funciona, en 5 etapas
Una automatización end-to-end que toma el pedido como llega y lo lleva hasta el cierre de la operación, con el equipo del cliente aprobando solo lo que requiere criterio.
01
Recepción
El pedido llega por mail (PDF, texto o formulario interno) a un buzón dedicado.
02
Extracción y validación
La IA extrae cliente, Incoterm, producto, cantidades, precio y fechas, y valida completitud, precio, crédito y coherencia.
03
Carga a SAP
Con la aprobación del comercial se crea el Sales Order; Planificación confirma la fecha y el cliente ve el estado.
04
Facturación y ARCA
Liberado el lote por Calidad se factura, se obtiene el N° legal y se envía el paquete FC + PL + COA.
05
Cierre COMEX
Cronograma logístico compartido; al salir el vuelo se impacta la fecha base en SAP (ZSD019).
§03 · Fases
Módulos entregables por separado
FASE 1 · 8–10 semanas
Recepción hasta SAP
Recepción, validación y extracción inteligente de órdenes de compra, carga automática a SAP y confirmación de Planificación con visibilidad para el cliente.
FASE 2 · se estima al cerrar la Fase 1
Facturación y cierre
Facturación, validación ARCA, distribución automática del paquete documental, trazabilidad logística y cierre COMEX.
FASE 3 · Opcional · ~4 semanas
Contratos y listas de precios
Lectura automática (IA + OCR) de los contratos vigentes y dashboard que cruza cada orden de compra con su lista de precios.
§04 · Qué incluye
Una solución completa
◆
Pedidos incompletos, resueltos en un paso
Si faltan datos, el comercial recibe una notificación estructurada con los campos faltantes y un campo de respuesta directa. El sistema reinterpreta y valida solo, sin rondas de mail.
⚠
Salvaguardas de crédito
Antes de cargar en SAP se verifica el estado crediticio. Si el cliente está en mora, el pedido queda en espera y se avisa a Finanzas y al comercial.
▲
Integración SAP a medida
Sales Order vía RFC, IDoc o FTP según la arquitectura disponible. El pedido nace bloqueado para validación comercial.
◇
Trazabilidad de punta a punta
Estado en tiempo real para Customer Service, Comercial y el cliente. Calidad recibe aviso automático cuando un lote bloquea la factura.
§05 · Por qué funciona
El conocimiento queda en tu equipo
Trabajamos con un equipo mixto: una persona técnica de tu empresa acumula el know-how y queda como referente interno de la plataforma. Partimos de los módulos y planillas que ya tenés (carga de PO, seguimiento de entrega) como contrato funcional, y les sumamos la capa de orquestación.
Sin servidores que administrar y sin lock-in: la lógica vive en escenarios que tu equipo puede leer y modificar.
Make.com
Gemini
OCR
SAP · RFC / IDoc / FTP
ARCA Web Services
Google Workspace o Microsoft 365
§06 · A quién aplica
Para quién es esta solución
CASO 01
Laboratorios y empresas exportadoras con +20 pedidos de exportación por mes.
CASO 02
Equipos de Customer Service y COMEX que hoy coordinan por mail y Excel.
CASO 03
Compañías que ya operan con SAP y facturan ante ARCA y buscan orquestar sin reemplazar.
CASO 04
Industrias reguladas con liberación de lote por Calidad y documentación por cada envío.
§07 · Próximos pasos
Cómo avanzamos
PASO 01 · Discovery
Relevamiento de casuística
Revisamos pedidos reales, el circuito entre áreas y el mecanismo de integración SAP disponible con tu equipo de IT.
PASO 02 · Fase 1 · 8–10 semanas
Piloto interno
Los comerciales cargan o validan los pedidos en la plataforma; 1–2 iteraciones de ajuste del modelo de extracción y carga automática a SAP.
¿Listo para cerrar el circuito?
Agendá 30 minutos y recorremos tu proceso de exportación de punta a punta. Sin compromiso, sin slides genéricas.
FIN DE HOJA 11
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