DOC // AIQ-O2C-001REV / A
●SOLUÇÃOFOLHA 11 / ORDER-TO-CASH
§ Solução · Comércio exterior & finanças
Order-to-Cash de exportações automatizado/
"Do e-mail do cliente ao fechamento no SAP, sem planilhas paralelas."
Uma camada de orquestração sobre o SAP que digitaliza o circuito completo da exportação: recebe o pedido de compra em qualquer formato, valida, carrega, fatura na ARCA, distribui a documentação e fecha a operação. Entregue em fases, com resultados visíveis desde a primeira semana.
§01 · O problema
Sete áreas coordenadas por e-mail, Excel e Teams
Customer Service, Comercial, Planejamento, Finanças, Qualidade, COMEX e Expedição gerenciam cada pedido de exportação por e-mails, planilhas compartilhadas e chats. O pedido passa por cinco etapas — recebimento, planejamento e produção, alocação de lote, faturamento e despacho — sem uma fonte única de verdade.
20%+ dos pedidos com atritos
Em um caso de referência (laboratório biofarmacêutico exportador, ~40 pedidos por mês): 15% dos embarques são adiados, com efeito direto em cobranças e caixa, e um ciclo de ~15 dias contra 48–72 h da concorrência.
§02 · A solução
Como funciona, em 5 etapas
Uma automação end-to-end que pega o pedido como chega e o leva até o fechamento da operação, com a equipe do cliente aprovando apenas o que exige critério.
01
Recebimento
O pedido chega por e-mail (PDF, texto ou formulário interno) a uma caixa dedicada.
02
Extração e validação
A IA extrai cliente, Incoterm, produto, quantidades, preço e datas, e valida completude, preço, crédito e coerência.
03
Carga no SAP
Com a aprovação do comercial, o Sales Order é criado; o Planejamento confirma a data e o cliente acompanha o status.
04
Faturamento e ARCA
Liberado o lote pela Qualidade, fatura-se, obtém-se o número legal e envia-se o pacote NF + PL + COA.
05
Fechamento COMEX
Cronograma logístico compartilhado; quando o voo decola, a data-base é lançada no SAP (ZSD019).
§03 · Fases
Módulos entregues separadamente
FASE 1 · 8–10 semanas
Do recebimento ao SAP
Recebimento, validação e extração inteligente de pedidos de compra, carga automática no SAP e confirmação do Planejamento com visibilidade para o cliente.
FASE 2 · estimada ao fechar a Fase 1
Faturamento e fechamento
Faturamento, validação ARCA, distribuição automática do pacote documental, rastreabilidade logística e fechamento COMEX.
FASE 3 · Opcional · ~4 semanas
Contratos e tabelas de preços
Leitura automática (IA + OCR) dos contratos vigentes e dashboard que cruza cada pedido de compra com sua tabela de preços.
§04 · O que inclui
Uma solução completa
◆
Pedidos incompletos, resolvidos em um passo
Se faltam dados, o comercial recebe uma notificação estruturada com os campos faltantes e um campo de resposta direta. O sistema reinterpreta e valida sozinho, sem rodadas de e-mail.
⚠
Salvaguardas de crédito
Antes de carregar no SAP, verifica-se a situação de crédito. Se o cliente está inadimplente, o pedido fica em espera e Finanças e o comercial são avisados.
▲
Integração SAP sob medida
Sales Order via RFC, IDoc ou FTP conforme a arquitetura disponível. O pedido nasce bloqueado para validação comercial.
◇
Rastreabilidade ponta a ponta
Status em tempo real para Customer Service, Comercial e cliente. A Qualidade é avisada automaticamente quando um lote bloqueia a fatura.
§05 · Por que funciona
O conhecimento fica na sua equipe
Trabalhamos com uma equipe mista: uma pessoa técnica da sua empresa acumula o know-how e se torna a referência interna da plataforma. Partimos dos módulos e planilhas que você já tem (carga de PO, acompanhamento de entrega) como contrato funcional e somamos a camada de orquestração.
Sem servidores para administrar e sem lock-in: a lógica vive em cenários que sua equipe pode ler e modificar.
Make.com
Gemini
OCR
SAP · RFC / IDoc / FTP
ARCA Web Services
Google Workspace ou Microsoft 365
§06 · Para quem é
Para quem é esta solução
CASO 01
Laboratórios e exportadoras com +20 pedidos de exportação por mês.
CASO 02
Equipes de Customer Service e COMEX que hoje coordenam por e-mail e Excel.
CASO 03
Empresas que já operam com SAP e faturam na ARCA e querem orquestrar sem substituir.
CASO 04
Indústrias reguladas com liberação de lote pela Qualidade e documentação a cada embarque.
§07 · Próximos passos
Como avançamos
PASSO 01 · Discovery
Levantamento de casuística
Revisamos pedidos reais, o circuito entre áreas e o mecanismo de integração SAP disponível com sua equipe de TI.
PASSO 02 · Fase 1 · 8–10 semanas
Piloto interno
Os comerciais carregam ou validam os pedidos na plataforma; 1–2 iterações de ajuste do modelo de extração e carga automática no SAP.
Pronto para fechar o circuito?
Agende 30 minutos e percorremos seu processo de exportação de ponta a ponta. Sem compromisso, sem slides genéricos.
FIM DA FOLHA 11
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